» Dokumendiregister » Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine

Sauga valla omavalitsusorganid, Sauga Vallavalitsus ja Sauga Vallavolikogu, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Sauga Vallavalitsus kui ametiasutus töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

 

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette. 

 

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. 

 

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

 

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Sauga Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Dokumentide, mis hävitatakse, andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist. 

 

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt  juurdepääsupiiranguga, kuna isiku kiri sisaldab selle saatja või saaja  elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele  (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35). 

 

Hoolimata juurdepääsupiirangust, väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest, lepingust või muust toimingust tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

 

Kui kirjaga soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber).  

 

Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

 

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. 

 

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Sauga Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs internetis Sauga valla veebilehelt www.sauga.ee. 

 

Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). 

 

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele peavad kohaliku omavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata. 

 

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. 

 

Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded“. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

 1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

 2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

 3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

 

Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded“ avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13).

 

Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta edastab ametiasutus valla ajalehele Sauga Sõnumid vastsündinute nimed, et õnnitleda nende vanemaid, eakate vallaelanike nimed, et õnnitleda neid sünnipäeval, samuti kaastunde avaldusena surnud vallakodanike nimed. Isikud, kes ei soovi, et nende endi või nende lähedaste nimed õnnitluseks või kaastunde avaldamiseks ajalehes avaldatakse, teavitagu vastavast asjaolust sünni või surma registreerimisel ning enne sünnipäeva saabumist vallavalitsuse sekretäri-registripidajat (tel 44 20 724, astri@sauga.ee).

    Viimati uuendatud:   20.11.2014. 11:54